職場生活，每天都在面對來來往往的批閱文件、繁雜紛亂的各類審批、申請，無論是批閱者還是呈上啟下者都無不為此煞費心機和消耗體力。從一個文件發起人到最后的審批者簽字確認，所有環節中的每一環節都需要每個本職崗位者抽出相應的時間和精力對文件進行審閱、批準、核對、歸類、知會等等，個別程序流通的重要部門更是文件堆積如山，除按照文件的輕重緩急安排好審批外還需對目前的工作設置一個系統、科學、完整、合理的工作計劃方才有工作的保質保量，若不然其工作量和狀態是可想而知的。

在每個審批的過程中即要審批又要復印留存以備查驗，一個流程從開始到結束周而復始每個環節都產生大量的臨時或長期留存的文件，造成紙張等資源不必要的浪費。自動化辦公系統被稱之為無紙化辦公緣于此。

如何達到既省心、省力又能提高辦公效率、簡單、合理又能體現企業規范化動作的？辦公自動化系統為以上所述的現實的職場工作做了“虛擬”的運作，軟件供應商將針對不同的企業文化通過前期的調研、了解，將企業各個環節及各種使用中審批、報批流程進行梳理、歸類并形成系統的格式和文件，制定與企業相適應的自動審批流程并集成于軟件之中。

自動化辦公系統就是從體力到腦力，從有紙到無紙，從復雜到簡單的過程。通過人性化的設置省去現實工作中你來我往、你上我下的繁忙、奔波和勞累，把所有繁忙的工作流程、審批景象利用網絡和軟件系統，讓其在悄無聲息中按原設定的流程、環節按指令最終完成文件的審批。

目前公司正在推行自動化辦公系統，這為進一步提高公司各環節辦公效率、減少不必要的資源浪費，更加清晰、明確的梳理辦理流程，對于未來的發展即企業信息化建設奠定相應的參考基礎。未來企業自動化辦公系統將由電腦終端逐步向手機、Ipad等無線移動終端發展，讓領導審批、批注隨時隨地不受地域、空間的限制，讓工作真正成為一種自由和享受。